미루기 대장, 업무력 빵점, 정신질환까지 앓던 사람은
어떻게 생산성 전문 컨설턴트가 되었나

‘일을 미룬다. 일을 질질 끈다. 급한 일과 중요한 일이 닥치면 제대로 해내지 못한다. 시관 관리 능력이 엉망이다. 업무 성과는 최하위권을 맴돈다. 일상생활에서 일어나는 간단한 일에도 제대로 대처하지 못한다……’
이런 치명적인 약점 때문에 정신질환을 앓을 정도로 고생한 사람이 있다. 세계 유수 기업에서 직장생활을 했지만 생산성이 바닥을 치는 바람에 정보 과부하, 저성과, 무기력증 등을 경험하기도 했다. 그는 생산성 높은 사람이 되기 위해 변화하기로 마음 먹고 직접 생산성 향상 기술을 익히기 시작했다. 뇌과학, 심리학, 언어학 등을 공부하며 회사의 업무 처리와 일상의 문제해결법을 개선하려고 노력했다.
이제 업무력 향상 코치, 생산성 컨설턴트, 강연가로 활동하는 저자 벤 얼라이저는 생산성 문제를 해결한 과정을 이 책에 담아냈다.

분명히 같은 일을 하는데
왜 어떤 사람은 척척 해내고, 어떤 사람은 손도 못 대는가

주변에서 일 잘하는 사람을 본다. 맡은 일을 빠르고 깔끔하게 해치우고, 게다가 훌륭한 결과물을 만들어내는 사람들을 보면 문제해결의 달인 같기도 하고 고성능 업무처리장치 같기도 하다. 주위에서는 흔히 ‘그 사람은 참 일을 잘해. 센스가 있어’라고 평가한다.
반면에 어떤 사람은 해야 할 일을 앞에 두고 이것을 어떻게 시작하고 어떤 식으로 풀어가야 할지 몰라 막막해한다. 심한 경우에는 아예 일을 건드리지도 못하고 일을 외면하거나 방치하기도 한다. 이런 사람은 ‘일머리가 없다’거나 ‘일센스가 부족하다’는 말을 듣기 일쑤다.
일 잘하는 사람의 비결은 과연 무엇일까? 확실한 것은, 그들이 무작정 일에 달려들어 해치우지는 않는다는 것이다. 아무리 작고 사소한 일도 시작과 끝이 있고 계획과 전략이 필요하다.
생산성을 높이려면 효율 높은 일습관을 들여야 한다고 저자는 강조한다. 업무를 어떤 습관을 바탕으로 처리하느냐에 따라 생산성이 달라진다는 것이다. 흥미롭게도, 업무에 관련된 습관을 하나씩 갖추다 보면 결국 일센스가 높아지게 된다. 그리고 그 끝에는 업무 처리과정의 본질을 파악해내는 숙련도와 균형 잡힌 관점이 자리 잡고 있다. 저자가 생산성과 습관의 관계에 초점을 맞춘 이유가 이것이다. 이 책에서 저자는 10년 이상 연구하고 적용하여 뽑아낸 업무 처리 원리가 8가지의 습관으로 정리했다.

누구나 생산적인 사람이 될 수 있는
심플하고 강력한 프레임워크

‘생산성 높은 사람이 되자’는 목표를 따라가면서 저자는 일의 본질을 깊이 생각하게 되었고, 생산성을 높이는 프로세스를 습관으로 정리해낼 수 있었다. 스트레스를 받지 않고, 일정에 쫓기는 압박감 없이 맡은 과업을 깔끔하게 해내는 사람이 된 것이다. 일센스를 올려주는 8가지 일습관의 핵심은 다음과 같다.

습관 1 떠오르는 아이디어를 몽땅 잡아챈다
습관 2 모은 정보에서 업무로 처리할 부분을 선택한다
습관 3 최적의 도구를 선택한다
습관 4 상황에 맞게 분류하고 일정을 짠다
습관 5 일의 크기를 적절하게 설정한다
습관 6 해야 할 일 중에서 어느 일이 왜 중요한지 구별한다
습관 7 처리한 정보를 저장고에 보관한다
습관 8 업무를 자동으로 관리하는 시스템을 만든다

탁월한 일센스는
코앞에 닥친 업무뿐만 아니라 인생의 문제도 해결해준다

흔히 생산성을 경제 논리로 보아 ‘단위 시간(노동력)을 들여 만들어낸 결과물의 양(품질)’이라고 정의한다. 그러나 저자는 생산성의 본질은 수치로 나타나는 것 이상의 의미가 있다고 말한다. 생산성은 숙련도와 균형 잡힌 관점의 결합이다. 숙련도는 내가 가진 자원이 무엇인지 알고 그것을 능숙하게 다루어 업무를 조직하는 능력이고, 균형 잡힌 관점은 관심을 기울일 만한 가치가 있는 일인지 파악하고 선택하는 안목이다.
이렇게 보면 생산성에 대한 고민은 사고방식, 세상과 소통하는 법에 영향을 끼치고, 인생에서 어떤 가치를 추구할 것인가 하는 문제까지 연결된다. 결국 일센스는 덜 일하고도 더 성과를 내고, 스트레스 받거나 일정에 쫓기는 압박감 없이 업무의 본질을 쉽게 파악하고 깔끔하게 해내는 감각이다. 이 책에서 제시하는 업무 습관을 완벽히 익힌다면 어느 분야에서 어떤 일을 하든 수월하게 해낼 수 있을 것이다. 나아가 인생에서 마주치는 크고 작은 문제도 쉽게 해결하게 될 것이다. 자, 이제 시작해보자.

나는 일을 잘한다는 것이 무엇이며, 일 잘하는 사람이 되는 조건이 무엇인지 알아내고 싶었다. 이 과정에서 생산성을 높이는 데는 전략과 도구가 필요하지만 원리와 원칙이 더 중요하다는 사실을 알게 되었다. 원리와 원칙은 일, 업무, 과제, 프로젝트 등 우리가 해야 할 과업의 본질을 정확히 알려주는 요소다.
생산성을 높이는 습관을 완전히 익히면 일센스를 얻을 수 있다. 덜 일하고도 더 성과를 낼 수 있고, 스트레스 받거나 일에 쫓기는 압박감 없이 일의 본질을 쉽게 파악하고 업무를 깔끔하게 해낼 수 있게 된다. --p.12

많은 사람이 머리가 멍해지거나 가짜 일을 하게 되는 상황에서 강박적으로 이메일과 SNS를 확인하거나 잠깐 게임을 하거나 화장을 고친다. 생각할 필요가 거의 없는 이런 일들이 매력적인 이유는 인간의 고차원적 인지 기능이 본래 게으르기 때문이다. 그래서 더 중요하고 힘든 일을 해야 할 때 가짜 일에 매달려 시간을 낭비하고 일을 미루기 일쑤다. --p.48

적절한 도구를 선택하면 주의력의 두 가지 모드, 즉 아이디어를 생성하는 열린 모드와 그 아이디어를 실행하고 다듬는 닫힌 모드를 인식하게 된다. 또한, 아이디어를 생성하고 실행하고 다듬는 활동을 구분하면 이들 사이에 거리가 생긴다. 예컨대 정보를 만들어내는 동시에 편집해야 하는 부담을 완전히 벗어던질 수 있다. 그러면 무슨 일을 하든 마음 편히 더 잘 집중할 수 있게 된다. --p.84

동사를 사용하면 머릿속에 자세한 계획이 없어도 지금 당장 무엇을 해야 하는지 구체적이고 정확하게 알 수 있다. 점점 구체적인 동사를 사용하게 된다는 점을 눈여겨보자. 이 과정을 거치면 ‘하다’나 ‘처리하다’ 같은 두루뭉술한 단어가 아니라 ‘스케치를 한다’, ‘메모를 한다’, ‘손글씨로 쓴다’, ‘자료를 조사한다’, ‘문서로 작성한다’ 같은 단어를 사용하게 될 것이다. --p.141

매일 그날의 상황을 바탕으로 할 수 있는 모든 업무를 검토하자(특히 아침에 하는 것이 좋다). 검토하면서 할 수 있는 일에 표시하거나 색인을 붙인다. 이렇게 하는 이유는 급한 업무가 있어서일 수도 있고 단순히 그럴 가치가 있기 때문일 수도 있다. 매일 아침에 달력에 기록한 전체 상황을 참고하여 그날 하루와 일주일을 계획하거나, 중요한 일을 처리해야 하면 전체 일정을 조정한다. 여기에는 당일 마감이거나 급히 처리해야 하는 업무, 또는 선행 업무를 완료했기 때문에 가능해진 업무를 확인하는 일이 포함된다. 원한다면 할 수 있는 모든 업무를 검토하고 그날 할 일을 정한다. --p.207

머리말 습관은 생산성을 높이고 생산성은 일센스를 만든다

습관 1 아이디어를 잡아챈다
01 아이디어는 어떻게 떠오르는가
02 정보를 효과적으로 다루는 법
03 정보를 오래 보존하고 활용한다

습관 2 정보를 가공한다
01 무엇을 업무로 삼을 것인가
02 업무 처리 시스템을 만든다
03 일을 단계별로 처리하는 감각을 익힌다

습관 3 최적의 도구를 선택한다
01 어떤 도구로 일을 해야 할까
02 최적의 도구를 선택하는 법
03 정보의 양과 질이 높아진다

습관 4 일의 맥락을 찾는다
00 맥락이 왜 중요할까
01 상황이 다르면 할 수 있는 일도 달라진다
02 맥락 분류 체계를 만든다
03 환경을 완벽하게 관리한다

습관 5 일의 범위를 정한다
01 일은 어디까지 해야 할까?
02 적절한 일의 크기를 찾는다
03 과하거나 부족하지 않게 일을 처리한다

습관 6 어느 일이 왜 중요한지 구별한다
01 일하기가 지루한 진짜 이유
02 관련성, 긴급성, 중요도를 구별한다
03 더 의미 있는 일을 찾아낸다

습관 7 정보를 저장고에 보관한다
01 정보는 결국 어떻게 될까
02 정보 덩어리를 보관할 저장고를 만든다
03 많은 정보를 효율적으로 관리한다

습관 8 검토하고 관리한다
01 이 일보다 더 중요한 일은 어떻게 해야 할까
02 일상적인 업무에서 더 큰 목표로 관심을 옮긴다
03 숙련도와 균형 잡힌 관점을 얻는다

맺음말 시작부터 끝까지, 업무를 습관으로 처리하려면
마지막 한마디
습관 강화하기