효율적인 시간관리는 디테일이다
작은 차이가 만드는 초격차

일본 기업에서 일하다가 외자계 기업으로 옮긴 한 마케터가 있다. 그는 새 회사에서 무조건 열심히 장시간 일하는 방식이 ‘전혀 글로벌하지 않다’는 사실을 깨닫고 충격을 받았다. 일본의 전통적인 기업 문화는 일정이 지연되고 효율성이 떨어져도 무조건 퀄리티(품질)에 집착했던 반면, 세계 최고의 기업에서 직원들에게 요구한 것은 전혀 달랐기 때문이다. 글로벌 기업에서 그에게 원한 것은 아주 단순했다.
“정해진 시간 안에 할 일을 하고 성과를 낼 것!”

직장인에게 근무 시간 동안 일을 하고 성과를 내는 것은 당연한 이야기처럼 들린다. 하지만 그는 이미 습관이 된 많은 부분을 바꾸기가 쉽지 않아서 새로 태어나겠다는 각오로 임해야 했다고 말한다.

그가 일의 습관을 바꾸기 위해 제일 먼저 한 것은 성과를 막고 효율성을 떨어뜨리는 잘못된 생각과 방식을 찾아내는 일이었다. 이는 직장인들이 무심코 저지르는 대표적인 습관이기도 하다.

1. 애초부터 무리한 일정을 짠다.
2. 부탁받은 일을 우선시한다.
3. 멀티태스킹은 기본, 한 가지 일에 집중하지 못한다.
4. 작업 시간을 확보하지 않고 ‘할 일 목록’을 쌓아놓는다.
5. ‘가능하면 빨리’와 같이 기한을 불명확하게 잡는다.
6. 작업에 필요한 자료나 정보를 계속 찾는다.
7. 결과물이 의뢰받은 것과 달라서 다시 하느라 시간을 낭비한다.

이렇게 업무 현장에서 문제점을 찾고 해결책을 꾸준히 개선한 결과, 그는 회사에서 일본은 물론 한국, 동남아시아, 오세아니아 지역을 관리하는 마케팅 책임자로 승진할 수 있었다. 그뿐만이 아니라 탁월한 업무 능력과 소통 방식을 인정받아 일본인과 외국인 직원을 대상으로 일과 직장인의 자세, 업무 계획과 시간관리 방식에 대한 강의를 진행하며 관리자로 성장했다. 그리고 자신의 성공과 성장의 발판이 된 일의 습관과 노하우를 정리해 이 책 『일의 습관』을 펴냈다.

세계적인 3D 측정 기술을 자랑하는 첨단 기업 ‘파로 테크놀로지’의 마케터인 이다 요시히로의 이야기를 담은 이 책은 성과를 내는 ‘일의 습관’이 따로 있으며, 그중 ‘시간관리’가 가장 중요하다고 강조한다.

지금 하고 있는 ‘일의 목적’이 무엇인가?
최소한의 노력으로 최대한의 성과를 내는 법

시간관리에 성공하기 위한 열쇠는 결코 노력과 정신력이 아니라고 저자는 말한다. 시간관리에 대한 잘못된 오해를 바로잡고 몇 가지 원칙만 알면 누구나 최소한의 노력으로 성과를 낼 수 있다는 것이다. 그는 『일의 습관』에서 실무에 바로 적용해 쓸 수 있는 시간관리의 기본 원칙부터 진짜 일 잘하는 사람들이 감추고 쓰는 노하우까지 모든 것을 공개한다.

지금 하고 있는 일에서 성과가 나지 않는다면 이 일을 왜 하는지, 즉 ‘일의 목적’이 무엇인지 검토해봐야 한다. 어떤 일에 시간과 노력을 들이기로 마음먹었다면 그 목적이 분명해야 한다고 저자는 조언한다. 그러나 정작 많은 사람이 일의 목적을 모르거나 성과와 관련이 적은 일에 많은 시간과 노력을 들인다. 그렇다면 파도처럼 끊임없이 밀려드는 일 중에서 성과와 직접 관련된 일을 어떻게 찾아낼 수 있을까?

저자는 성과를 결정하는 일을 찾아내는 방법은 R&R과 관련이 있다고 말한다. 업무 중에서 R&R과 관련이 없는 일을 정리하면 직접 해야 할 일과 하지 않아도 되는 일이 보인다는 것이다. 이렇게 ‘업무 정리’를 한 다음, 일의 중요도와 긴급도, 일정을 기준으로 한 ‘업무 분류’를 통해 업무 계획을 세우면 도움이 된다.

★ 일의 목적을 분명히 파악하는 5가지 직팁
1. 일의 목적을 정리할 것 - 일을 왜 하는지 모르면 ‘성과’라는 결과물도 얻을 수 없다. 일을 ‘명사형’으로 정리하면 목적이 분명히 드러난다.
2. 우선순위가 높은 일을 할 것 - 나의 R&R과 거리가 먼 일을 정리하면 ‘진짜 일’이 보인다.
3. 합격 라인 조건을 파악할 것 - 품질이냐 속도냐, 그것이 문제로다!
4. 업무 시작은 ‘분류’에서 출발할 것 - 작업 분류 시간을 확보해 불필요한 일을 줄인다.
5. 단시간에 부가가치를 낳는 업무로 채울 것 - 같은 시간을 어떻게 이용하느냐에 따라 당신이 만드는 가치가 달라진다.

일의 목적을 어떻게 달성할 것인가?
비효율적인 “다시 해오게”를 막는 스마트한 기술

일의 목적을 확인하고 착수했다면 이제 ‘방법’이 중요하다. 시간관리의 방법은 굉장히 다양한데 일의 종류를 막론하고 저자가 기본 원칙으로 강조하는 것은 ‘멀티태스킹 금지’다. 그는 멀티태스킹이 쉽게 성취감을 얻을 수 있는 일종의 ‘중독’일 뿐 과도한 업무 전환으로 발생하는 비효율이 더 크다며 절대 하지 말아야 한다고 말한다.

이와 함께 회사에서 일어나는 다양한 상황별로 적용해 쓸 수 있는 시간관리 기술을 구체적으로 소개한다. 멀티태스킹 금지와 함께 원활한 업무 진행을 위한 상사 및 업무 요청자와의 소통, 마감일로부터 일정을 역으로 계산하는 우선순위 정리, 효율적인 미팅(회의) 시간 운영, 파일 보관과 검색 기능 활용, 미팅 보고서와 회의록 작성, 자투리 시간 활용과 책상 정리, 개인과 팀 프로젝트 관리 등 실무에 도움이 되는 수많은 직팁을 이 책에 실었다.

이러한 업무 노하우는 그야말로 ‘작은 차이가 만드는 초격차 기술’이다. 여기서 한 단계 더 나아가 저자는 진짜 일 잘하는 사람들이 말해주지 않고 쓰는 비밀까지 공개한다.

1. 확인하고, 확인하고, 또 확인하는 습관
2. 사람들의 자발적인 협조를 이끌어내는 소통의 기술
3. 업무에서 효율을 높이고 문제를 해결하려는 자세

시간관리의 기술도 중요하지만 일을 대하는 마음가짐과 태도, 수많은 정보에서 사실을 정확히 파악하고 감정에 휘둘리지 않는 판단, 빠르고 정확하게 소통하는 화법, 일의 전체와 부분을 두루 볼 수 있는 관점을 갖기 위해 노력하면 자신의 일에서 더 크게 성장할 수 있다.

★ 일의 방법을 효율적으로 하는 5가지 직팁
1. 일정표를 빡빡하게 짜지 말 것 - 처음 계획의 1.5배로 일정을 짠다.
2. 미팅 시간은 무조건 1시간? - 업무 시간의 고정관념을 버린다.
3. 파일 보관소를 줄일 것 - “그 파일 어디다 뒀더라?” 자료를 찾는 시간도 아낀다.
4. 3가지 WHAT을 파악할 것 - What happened? So What? Now What?
5. 4가지 소통 원칙을 지킬 것 - 간략하게, 결론 먼저, 이미지를 이용하고, 상대에게 확인한다.

이 책 『일의 습관』의 핵심은 ‘최소한의 노력’에 있다. 저자가 제안하는 시간관리의 기술을 살펴보면 ‘효율’의 의미에 대해 다시 생각하게 된다. 일에서 효율을 높이는 것은 최대한의 노력을 들여 성과를 내는 것이 아니라, 최소한의 노력을 들여 가치 있는 일을 하는 것이기 때문이다.

그렇다고 저자가 다른 직장인들에게 오직 성과만을 강조하는 것은 아니며, 개인의 노력으로 바꾸기 어려운 현실적인 문제와 조직마다 다른 분위기가 있다는 사실을 밝히기도 한다. 다만 이 책은 스트레스를 덜 받으면서 프로답게 일할 수 있는 방법, 하루의 절반 이상을 보내는 직장에서 퇴근 후 작지만 확실한 성취감과 시간적 여유를 얻을 수 있는 방법을 고민한 결과물이다. 저자는 『일의 습관』이 직장인들에게 ‘슬기로운 회사 생활’을 위한 안내서가 되길 희망한다.

★ 슬기로운 회사 생활을 위한 9가지 시간관리 체크리스트 수록

프롤로그 - 아무도 당신에게 제대로 된 시간관리 방법을 알려주지 않았다

1장. 왜 항상 시간이 부족할까?
- 시간관리가 잘 안 되는 이유

01 일을 몰아서 하는 습관, 미리 하는 습관의 차이는 바로 이것!
02 일정이 조금 늦어도 문제가 없을 거라는 자기 중심적인 생각
03 빡빡한 일정표는 지키지 못할 약속, 처음 계획의 1.5배가 좋다
04 “내가 잊어버렸다면 그 일이 그만큼 중요하지 않다는 거야”
05 일의 목적이 무엇인지 분명히 알지 못한 채 무조건 열심히 한다
06 본질에 집중하고 있는지, 본질에서 멀어졌는지 알아차려라
07 제대로 된 시간관리가 효율성을 높이고 최고의 성과를 만든다

2장. 멀티태스킹은 중독이다
- 효율을 떨어뜨리는 업무 전환

01 간단한 테스트를 통해 알 수 있는 멀티태스킹의 역효과
02 한 번에 많은 일을 처리라면 뇌는 엄청난 비용을 치른다
03 스탠퍼드대 연구 결과 “지나친 멀티태스킹은 뇌세포를 파괴한다”
04 우선순위가 가장 높은 일에 당신의 시간과 노력을 투자하라
05 “그 파일을 어디다 뒀더라?” 필요한 자료를 찾는 시간도 아끼자
06 능동적으로 일정을 조정하면 업무 전환과 피로를 줄일 수 있다
07 미팅 시간은 넉넉히 기본 1시간? 업무 시간의 고정관념을 바꿔라

3장. 업무의 시작은 ‘분류’에서 출발한다
- 자주 놓치는 ‘작업 분류’의 중요성

01 디지털 캘린더는 시간관리에 들어가는 시간과 노력을 줄인다
02 당신의 R&R과 거리가 먼 일을 정리하면 ‘진짜 일’이 보인다
03 바로 처리해야 할 일을 미루면 지연된 시간만큼 이자가 붙는다
04 정보와 자료를 정리하는 작업 보관소는 적을수록 좋다
05 작업 분류 시간을 확보해 불필요한 일을 줄이자
06 일의 목적을 ‘명사형’으로 정리하면 방향이 분명해진다
07 “오늘은 해야 할 일을 끝내고 반드시 정시에 퇴근하겠어!”
08 고수는 새의 눈, 곤충의 눈, 물고기의 눈으로 일을 본다

4장. 시간관리는 과학이다
- 우선순위와 합격 라인 공식

01 시간관리가 당신의 역량과 신용 평가의 기준임을 명심하자
02 일의 우선순위는 마감일로부터 일정을 역산해 결정한다
03 일찍 끝내는 습관을 들이면 더 이상 마감이 두렵지 않다
04 품질이냐 속도냐? 헤매지 않고 합격 라인에 정확히 맞추는 법
05 어렵게 느껴져 엄두가 안 나는 일은 작게 나누는 것이 포인트!
06 잘못된 시간관리는 기대에 부응하고 싶은 마음에서 비롯된다
07 “그 일 어떻게 되고 있지? 왜 이렇게 시간이 오래 걸리나?”
08 일단 뜨겁게 시작하라! 완벽한 결과보다 중요한 건 과정이다
09 시간관리를 잘하는 사람은 미팅과 회의도 효율적으로 한다

5장. 결국 일은 사람과 관계의 문제다
- 타인에게 휘둘리지 않는 시간관리술

01 당신도 모르는 사이에 시간을 뺏기는 상황에서 벗어나라
02 다른 사람으로부터 자발적인 협조를 이끌어내는 관계 유지법
03 승낙과 거절의 판단 기준이 쌓이면 당신만의 규칙이 생긴다
04 검토와 고민이 필요한 문제는 시간을 정해 놓고 결정한다
05 일 잘하는 사람은 상사와 자주 소통하며 조언을 구한다
06 적절한 타이밍에 적절한 방법으로 신속하게 소통하자
07 미팅 보고서와 회의록은 빨리 완성해 이메일로 공유한다
08 사람 때문에 기분이 상했다면 차분하게 마음을 정리하자

6장. 책상은 당신의 머릿속을 비추는 거울이다
- 업무 효율을 높이는 자료 정리법

01 당신의 작업 보관소가 50개 이상이면 문제가 심각하다!
02 작업 보관소를 한 자리 수까지 줄이는 가장 쉬운 방법
03 “어디에 메모했더라? 분명 여기에 적어둔 것 같은데”
04 파일은 단순하게 보관하고 긴급도에 따라 색을 정하자
05 이메일 검색 기능을 활용해 원하는 정보를 빠르게 얻는 법
06 받은 편지함에서 가장 먼저 대응해야 할 이메일은 무엇일까?
07 컴퓨터 폴더와 파일 관리에서 검색 기능으로 수고를 줄이자
08 책상에는 컴퓨터와 전화 등 최소한의 필수 용품만 놓는다

7장. 효율적인 시간관리는 디테일이다
- 작은 차이가 만드는 초격차

01 일 잘하는 사람을 만났다면 당신의 성장 기회로 삼자
02 오전과 오후, 언제 무엇을 하느냐에 따라 성과가 달라진다
03 집중력을 최대로 끌어올려야 할 때는 ‘타이머’를 이용하라
04 일도 게임처럼 목적, 과제, 규칙을 정하면 의욕이 달라진다
05 모르는 것이 있을 때는 전체 개요를 파악하고 핵심 정보를 찾아라
06 당신의 구글링 능력은? 정보수집 능력을 키우고 창의적으로 일한다
07 ‘컴퓨터 좀 아는 사람’ vs. ‘컴퓨터 잘 모르는 사람’의 격차 줄이기
08 퇴근하기 전에 오늘 하루를 정리하며 복습과 예습을 한다

8장. 확인하고, 확인하고, 또 확인하라!
- 일 잘하는 사람들이 감추고 쓰는 ‘일 센스’

01 비효율적인 “다시 해 오게”를 막는 스마트한 목표 설정 방법
02 MECE와 WBS를 활용해 목적 달성에 꼭 필요한 작업을 확인하자
03 팀과 프로젝트 업무의 시작부터 종료까지 간트 차트로 한눈에
04 업무 전체의 흐름을 파악하고 작업 순서와 프로세스를 지킨다
05 요즘 시대, 리스크 관리의 포인트는 빠른 속도와 타이밍이다
06 신속한 업무 진행을 위해 3가지 ‘WHAT’을 반드시 검토하라
07 당신에게 ‘당연한’ 것이 누군가에게는 ‘당연하지 않을’ 수 있다
08 신속한 메시지 공유와 정확한 의사소통을 위한 4가지 원칙

9장. 우리의 시간은 돈보다 더 귀하다!
- 최소한의 노력으로 최대의 성과를 만드는 법

01 시간을 어떻게 이용하느냐에 따라 당신이 만드는 가치가 달라진다
02 시간과 가치를 기준으로 ‘단시간에 부가가치를 낳는 업무’로 채워라
03 ECRS 원칙, 최소한의 노력으로 최대한의 효과를 거둘 수 있다
04 이상적인 일정과 현실적인 일정을 비교하고 원인을 분석하라
05 당신의 일정표에 성과를 기록해서 자신을 긍정적으로 바라보자
06 ‘한정된 시간’ 안에 ‘할 일’을 하고 ‘성과’를 낼 것!

에필로그 - 당신의 시간관리 능력을 꾸준히 업데이트 하라!